Pengiriman internasional bisa rumit dan terkadang membingungkan. Dengan banyak kendala untuk diatasi dan rintangan untuk melangkah di sepanjang jalan, bekerja dengan pengirim barang yang berkualitas adalah cara terbaik untuk memastikan proses pengiriman sehalus mungkin.

Jika Anda ingin memahami proses pengiriman langkah demi langkah, Anda berada di tempat yang tepat. Mengikuti panduan ini akan membantu memastikan barang Anda dikirim dengan benar, efisien dan tanpa kerumitan. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Langkah # 1: Importir meminta penawaran dan pemesanan barang

Langkah pertama dalam proses pengiriman adalah ketika importir (juga dikenal sebagai penerima) memesan barang dari pemasok (juga dikenal sebagai pengirim).

Dalam impor biasa, pembeli umumnya akan meminta penawaran kepada pemasok ketika melihat barang yang akan dibeli. Kutipan sering dapat disertai dengan, atau dalam bentuk, faktur proforma. Faktur proforma secara efektif merupakan faktur yang digunakan untuk memberikan perkiraan dan dapat berubah. Ini berbeda dari faktur komersial yang merupakan faktur final dan resmi yang digunakan untuk deklarasi bea cukai.

Setelah penawaran disetujui, penerima akan sering membuat pesanan pembelian. Pesanan pembelian hanyalah sebuah kontrak yang menjelaskan rincian pesanan dan biaya barang. Bergantung pada bisnisnya, pesanan pembelian yang komprehensif juga akan memuat perkiraan tanggal pengiriman, asal dan alamat tujuan serta dimensi pengiriman.

Menyetujui pengiriman incoterms

Ketika pembeli mengeluarkan pesanan pembelian ke pemasok, kontrak harus diatur oleh salah satu dari banyak incoterms. Sebelum membaca, Anda harus membiasakan diri dengan incoterms yang baru-baru ini diperbarui untuk tahun 2020.

Incoterms pada dasarnya adalah istilah yang mengalokasikan biaya dan risiko antara pembeli dan penjual saat pengiriman. Pada dasarnya, mereka menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk apa sementara barang bergerak dari titik A ke titik B.

Sangat penting untuk memilih set Incoterms yang paling tepat untuk transaksi. Kegagalan untuk mengalokasikan incoterm yang benar dapat membuat biaya pembeli jauh lebih banyak daripada yang diperkirakan sebelumnya.

Incoterms juga akan menentukan pihak mana yang perlu menggunakan jasa pengiriman barang untuk setiap tahapan proses pengiriman. Untuk tujuan ikhtisar proses ini, kami menganggap importir kami telah membeli barang dengan persyaratan dan akan bertanggung jawab untuk semua tahap perjalanan pengiriman.

Melibatkan pengirim barang

Setelah pembelian disetujui dan incoterms dipilih, importir kemudian dapat mengatur pengiriman barang untuk mengatur transportasi barang dari Titik A ke Titik B.

Memperoleh Letter of Credit

Ketika pesanan dibuat, cara umum untuk membayar pemasok adalah dengan mendapatkan letter of credit. Banyak pembeli menggunakan ini karena ini adalah salah satu metode pembayaran paling aman dalam pengiriman internasional. Ini pada dasarnya perjanjian hukum yang mengikat yang dikeluarkan oleh lembaga keuangan (seperti bank) yang menjamin pembayaran untuk barang-barang tersebut.

Pembeli biasanya akan mengajukan surat kredit dengan bank, menguraikan segala sesuatu dalam urutannya. Ketika bank menyelesaikan surat itu, mereka akan mengirimkannya ke bank pemasok, yang kemudian akan memeriksanya untuk memastikan pemasok setuju dengan syarat dan ketentuan sebelum pembuatan barang dimulai.

Penerbitan Faktur Komersial

Setelah ini, pemasok akan memberikan importir dengan konfirmasi pesanan dan faktur komersial. Faktur ini adalah dokumen kunci, merinci harga dan jumlah barang yang dijual. Ini juga akan berisi incoterm yang digunakan.

Sangat penting bagi importir untuk menyimpan faktur komersial di tempat yang aman, karena memberikan bukti penjualan dan diperlukan untuk keperluan bea cukai.

Langkah # 2: Freight forwarder mengatur ekspor

Jika Anda bekerja dengan forwarder independen, agen yang telah Anda hubungi kemudian akan menghubungi mitra mereka di luar negeri untuk mengatur pengumpulan barang.

Perwakilan luar negeri pada gilirannya akan menghubungi pemasok yang relevan dan mengatur ekspor barang-barang pembeli. Ini akan melibatkan persiapan beberapa dokumen utama yang digunakan dalam proses pengiriman internasional yang diperlukan untuk keperluan pabean.

Cek Juga: Jasa Logistik

Pemasok biasanya akan diminta untuk menyiapkan set dokumen berikut:

– Daftar Pengepakan: pemasok akan menyiapkan daftar pengepakan yang akan digunakan oleh perusahaan pengiriman untuk menyoroti semua informasi mengenai pengiriman yang diangkut. Ini akan mencakup informasi seperti rincian kontak eksportir dan pembeli dan bagaimana barang dikemas.
– Certificate of Origin: pemasok juga akan menyiapkan sertifikat ini jika mereka mengekspor ke negara perdagangan bebas. Ini akan digunakan untuk mengesahkan lokasi di mana barang itu diproduksi sehingga pembeli dapat mengambil manfaat dari perjanjian perdagangan bebas lokal dan menghindari pembayaran bea.
– Surat Pengantar Seorang Pengirim (SLI): pemasok mungkin diminta untuk menyiapkan SLI, untuk memberikan catatan pengiriman informasi pengiriman kepada agen pengiriman lokal.
– Deklarasi Pengepakan: ini hanya diperlukan untuk pengiriman yang dikirim melalui laut dan akan disiapkan oleh pemasok dan dikirim ke pembeli. Ini akan digunakan oleh bea cukai untuk mengidentifikasi bahan pengemasan barang. Deklarasi pengemasan dapat dilakukan satu kali (untuk satu pengiriman) atau tahunan, berlangsung selama 12 bulan. Jika pembeli mengimpor secara teratur dari pemasok yang sama, mendapatkan Deklarasi Pengepakan Tahunan berarti lebih sedikit dokumen sepanjang tahun.
– Deklarasi Pabrikan: Ini biasanya deklarasi yang dibuat oleh pabrikan untuk tujuan pabean. Ini menyatakan informasi seperti apakah barang itu beracun atau berbahaya dan juga menyatakan bahan apa yang terkandung dalam barang tersebut; dan
– Formulir Barang Berbahaya: Jika pemasok mengirimkan barang berbahaya yang diklasifikasikan oleh Asosiasi Transportasi Udara Internasional (IATA) atau Organisasi Maritim Internasional (IMO), mereka akan diminta untuk mengisi dan memasukkan formulir barang berbahaya yang relevan.

Setiap negara memiliki persyaratan berbeda untuk bea cukai ekspor. Namun, untuk menyiapkan pengiriman untuk ekspor, umumnya diperlukan dokumen-dokumen berikut:

– Deklarasi Ekspor: Saat mengekspor dari Australia, pemasok biasanya akan diminta untuk membuat deklarasi ekspor jika barang yang diekspor bernilai lebih dari yang telah ditentukan atau jika izin ekspor diperlukan. Beberapa barang dikecualikan dari persyaratan ini seperti hewan peliharaan, surat, kargo domestik, barang militer dan barang pribadi; dan
– Izin untuk mengekspor / mengimpor barang yang dilarang: Jika pemasok atau pembeli mengimpor atau mengekspor barang yang dilarang, mereka mungkin memerlukan jenis lisensi khusus tergantung pada barang apa yang mereka putuskan untuk impor atau ekspor.

Baca Juga: Pengiriman Logistik

Pembeli di Australia juga mungkin diminta untuk memperoleh deklarasi dan izin tertentu, seperti:

– Deklarasi Impor: Importir mungkin diminta untuk mengisi deklarasi impor. Ada beberapa jenis deklarasi yang dapat diminta tergantung pada keadaan, termasuk:
– Deklarasi N10: Ini harus diselesaikan jika barang memiliki nilai lebih dari yang ditentukan. Importir juga perlu membayar pajak, biaya, dan bea yang relevan;
– Deklarasi Self-Rateded Clearance (SAC): Jika barang pembeli tiba melalui laut atau udara dan memiliki nilai sama dengan atau kurang dari nilai yang ditentukan, mereka akan diminta untuk mengisi deklarasi SAC. Ada beberapa jenis deklarasi SAC, dan yang perlu diisi oleh pembeli tergantung pada keadaan (seperti jika barang yang mereka impor memerlukan izin impor);
– Deklarasi Gudang N20: Jika pembeli bermaksud untuk menempatkan barang impor mereka di gudang sebelum membersihkannya dari bea cukai (dan nilainya melebihi dari yang telah ditentukan), mereka akan memerlukan Deklarasi Gudang.
– Izin Impor / Izin: Importir mungkin juga diminta untuk mendapatkan izin impor tergantung pada jenis barang yang mereka impor ke Australia. Izin Persyaratan Impor Biosecurity (BICON) mungkin diperlukan jika barang tersebut menghadirkan ancaman penyakit atau hama. Izin juga diperlukan dari Angkatan Perbatasan Australia untuk mengimpor barang-barang seperti senjata terlarang.

Semua hal di atas dapat ditangani atas nama Anda oleh pabean dan pengirim barang berlisensi.

Langkah # 3: Pemesanan barang

Setelah dokumentasi yang diperlukan selesai, pemasok harus melakukan pemesanan untuk pengiriman ekspor.

Sangat penting untuk barang dipesan lebih awal untuk menghindari kekecewaan, terutama jika barang akan diangkut pada musim pengiriman puncak.

Cek Juga: Pengiriman Kargo


Langkah # 4: Barang untuk bepergian ke depo / pelabuhan internasional

Setelah barang dikemas dan siap, mereka akan diangkut ke depo atau pelabuhan untuk ekspor. Bergantung pada incoterms pengiriman, ini akan diatur oleh pemasok atau oleh penerima melalui pengirim barang mereka. Izin ekspor kemudian dapat dimulai.

Bill of Lading

Ketika sebuah pengangkut tiba untuk mengambil barang, sebuah bill of lading dikeluarkan (juga dikenal sebagai waybill atau air waybill di Amerika Serikat). Bill of lading mengkonfirmasi bahwa barang diterima oleh operator dalam kondisi yang dapat diterima.

Ini adalah dokumen yang sangat berharga, karena berfungsi sebagai bukti kepemilikan legal atas barang.

Beberapa bill of lading mungkin terlibat dalam pengiriman. Misalnya, pemasok mungkin memerlukan bill of lading ‘pedalaman’ jika barang dipindahkan dari gudang ke pelabuhan (agar barang dapat melalui transit internasional). Bill of lading yang terpisah kemudian dapat dikeluarkan oleh perusahaan pengangkutan laut kepada pemasok jika perjalanan selanjutnya adalah melalui laut.

Pemasok kemudian perlu memberikan bill of lading kepada penerima barang (yaitu pembeli). Pembeli akan diminta untuk menunjukkan bill of lading untuk menjamin pembebasan kiriman dan mengklaim kepemilikan atas barang. Sekali lagi, ini semua dapat dikoordinasikan melalui perusahaan pengiriman barang.

Simak Juga: Jasa Pengiriman Barang Besar

Langkah # 5: Barang diproses melalui bea cukai ekspor dan ditempatkan dalam perjalanan

Sebelum keberangkatan, barang akan diproses melalui bea cukai ekspor. Di sinilah semua dokumentasi ditinjau dan diperiksa oleh lembaga pemerintah.

Seperti disebutkan di atas, pemasok biasanya akan diminta untuk menyelesaikan Deklarasi Ekspor.

Jika ekspor dihapus, barang-barang itu kemudian akan ditempatkan dalam transit internasional (sebagaimana disebutkan, bill of lading terpisah dapat diterbitkan).

Ada beberapa moda transportasi yang dapat dipilih pembeli untuk mengangkut barangnya saat pengiriman melalui laut, termasuk:

– Full Container Load (FCL): ini adalah pengiriman satu pembeli mengambil satu ruang kontainer penuh
– Lesser Container Load (LCL): di mana barang pembeli tidak mengambil seluruh ruang kontainer (sebaliknya, barang lebih sedikit dari isi ruang kontainer) dan disimpan dengan barang pembeli lainnya
– REEFER: Reefer pada dasarnya adalah sebuah lemari es besar yang digunakan untuk mendinginkan barang-barang saat dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk mengangkut barang-barang seperti buah-buahan, daging, sayuran, susu dan ikan
– Out of Gauge (OOG): juga dikenal sebagai break bulk, ini adalah beban yang pada dasarnya terlalu besar untuk dimasukkan ke dalam wadah kontainer (dan biasanya ada biaya tambahan)
– Flat Racks: Berbeda dengan menggunakan kontainer pengiriman standar, pembeli dapat memilih rak flat. Ini baik untuk barang yang tidak muat dalam kontainer pengiriman normal.

Cek Juga: Jasa Pengiriman Internasional

Langkah # 6: Barang tiba di negara pembeli untuk izin impor

Setelah barang pembeli tiba di negara tujuan, barang tersebut menjalani izin impor.

Contoh di negara Australia, semua barang impor harus dibersihkan melalui perbatasan oleh Angkatan Perbatasan Australia. Ada beberapa peraturan yang harus Anda ikuti tergantung pada barang yang Anda impor, apakah itu kendaraan bermotor, hewan, atau bahkan kekayaan intelektual.

Barang impor dapat dikenakan pajak, tarif atau biaya tertentu.

Tergantung pada komoditasnya, barang juga dapat dikenakan pemeriksaan karantina pada saat kedatangan. Misalnya, jika Anda mengimpor tanaman, hewan, mineral tertentu atau produk manusia seperti sisa-sisa manusia, Departemen Pertanian dan Sumber Daya Air akan memeriksa dan merawat barang-barang Anda terhadap penyakit atau hama.

Langkah # 7: Barang diangkut dari pelabuhan ke pembeli

Setelah barang melewati pabean dan siap digunakan, barang akan dikirim ke pembeli atau titik pengiriman yang disepakati. Sekali lagi, incoterms pada kiriman akan menentukan siapa yang mengatur ini.

Bergantung pada jenis pengiriman (angkutan udara atau laut, FCL atau LCL) berbagai pilihan transportasi tersedia. Ini dapat mencakup pengiriman lepas pada truk, mengantarkan kontainer dengan sideloader dan menjatuhkan barang di tanah, atau mengirim ke pintu rol untuk dibongkar secara langsung.

Kunjungi Juga: Perusahaan Logistik di Indonesia