Menjaga mesin fotokopi Anda dalam kondisi baik atau prima akan berdampak positif dalam kelancaran aktivitas bisnis Anda. Membersihkan mesin fotokopi itu semudah membereskan tempat tidur dan menggosok gigi.

Apakah Anda tipe orang yang merapikan tempat tidur Anda setiap pagi? Walau kita mungkin tidak ingat (atau menyukai) untuk menjalankan hal ini, jauh di dalam hati kita, kita semua tahu bahwa kita sudah seharusnya melakukannya.

Semakin baik Anda merawat mesin fotokopi, semakin baik benda itu akan memperlakukan Anda. Dan mungkin dapat membantu kinerja Anda tanpa harus emosi apabila saat keadaan genting mesin fotokopi tiba-tiba mengalami gangguan akibat tidak terawat. Pelajari dan pakai tips ini untuk menjaga mesin fotokopi Anda.

9 Tips Menjaga Mesin Fotokopi Anda Tetap Berfungsi Dengan Baik:

1. Mesin Fotokopi Perlu (sedikit) Perawatan:

Apabila mesin fotokopi tidak digunakan selama beberapa hari, seperti saat weekend yang panjang, penting untuk melakukan beberapa tes cetak sebelum memakai mesin fotokopi secara intensif.

Pastikan untuk mengganti kertas lama dengan tumpukan baru dan periksa apakah ada kemacetan sebelum hari beraktivitas dimulai.

Sebagian besar mesin fotokopi, saat tidak digunakan pada jangka waktu tertentu, akan masuk ke mode tidur dan memulai mode kalibrasi sesudah dihidupkan kembali.

Berusahalah lebih bersabar saat menekan tombol copy saat keadaan genting, menekan tombol berkali-kali karena terburu-buu tidak akan mempercepat proses copy ini.

2. Kertas Jelek Akan Merusak Mesin Fotocopy Anda

Banyak orang meninggalkan mesin fotokopi dalam kondisi terisi penuh. Senantiasa periksa kapasitas kertas, umumnya dapat dilihat pada garis batas pengisian yang biasanya terpasang di bagian dalam bak kertas. Isi kertas mengikuti garis tersebut.

Beban kertas yang berbeda bisa merubah jumlah lembar yang bisa Anda muat (kertas lebih tebal = lebih sedikit lembar yang bisa dipasang). Simpan kertas tersebut di tempat yang kering dan bersih supaya siap digunakan.

Kertas berkerut bisa membuat macet mesin fotokopi, dan kelembaban bisa menyebabkan kertas goyang dan tergulung, membuat hasil cetakan berkualitas rendah.

Baca Juga: Harga Mesin Fotocopy

3. Malah Anda Bisa Menghancurkan Mesin Fotocopy Anda

Perlakukan mesin dengan hati-hati. Ada cara yang benar dan salah dalam memperbaiki mesin fotokopi. Walaupun pemikiran pertama Anda mungkin membuka drawer dan mencari sumber kemacetan kertas, senantiasa ikuti pertunjuk layar yang dianjurkan pada panel display untuk menyelesaikan masalah kemacetan.

Beranikan diri membuka dengan hati-hati penyebab kertas macet yang bisa mengakibatkan satu halaman atau beberapa halaman lainnya yang terhubung diantar dua bagian mesin. Jika Anda membuka bagian terlalu cepat, bagian-bagian kertas Anda mungkin akan sobek dan tidak mungkin dapat diambil tanpa alat dan keahlian teknisi servis.

Dan jangan lupa mencabut kabel pwer mesin dulu. In dilakukan agar menghindari sengatan listrik saat memasukan tangan ke mesin fotokopi untuk merapikan kertas macet, karena itu pernah terjadi sebelumnya.

4. Tidak Semua Tinta Diciptakan Sama

Tinta memiliki banyak variasi dalam kualitasnya. Jika Anda tidak memakai tinta yang cocok untuk mesin fotokopi Anda, Anda bisa menyebabkan kerusakan serius yang membutuhkan perbaikan yang cukup mahal. Panduan mesin fotokopi akan mencantumkan jenis tinta yang cocok dengan mesin tersebut. Pastikan Anda tidak menyimpang dari saran panduan.

Apabila Anda menemukan botol yang masih mengandung tinta, jangan coba-coba menambahkan botol lain dengan yang Anda miliki. Botol tinta dirancang untuk mengeluarkan isinya hanya saat ditempatkan di mesin karena suatu alasan; tinta bisa membuat masalah besar. Tanyakan terhadap penyedia layanan Anda untuk memastikan Anda mengorder persediaan tinta yang cocok dan menyampaikan seluruh orang yang menggunakan mesin fotokopi Anda untuk memakai produk yang cocok. Waspadalah juga terhadap tinta palsu yang sekarang banyak beredar.

5. Mesin Fotokopi yang Bersih adalah Mesin Fotokopi yang Sehat

Salah satu hal termudah yang bisa Anda lakukan supaya mesin fotokopi berfungsi dengan baik adalah membersihkannya secara teratur. Ini termasuk membersihkan komponen luar secara hati-hati bagian luar mesin dan menyapu bypass serta exit tray secara teratur.

Senantiasa bersihkan dari bagian  masuk mesin supaya kotoran dan serpihan tidak jatuh ke jalanan masuk kertas. Banyak mesin fotokopi yang mendapat kain pembersih untuk membersihkan permukaan kacanya juga. Senantiasa juga periksa kaca sebelum Anda membuat copy atau scan.

Disaat memperbaiki kemacetan, pastikan Anda mengambil seluruh bagian lembaran yang macet, meskipun secarik kertas terkecil yang tertinggal di dalam bisa menyebabkan kerusakan besar selama melakukan copy.

Simak Juga: Paket Usaha Fotocopy

6. Pilih Mesin Fotokopi yang Sesuai untuk Keperluan Anda

Dalam beberapa kasus, mesin fotokopi rusak karena mesin tidak cocok pada tuntutan keperluan yang akan digunakan oleh staff Anda. Apabila Anda mempunyai mesin fotokopi yang sering rusak, mungkin penyebabnya karena terlalu digunakan secara berlebihan.

Jangan mudah terpengaruh pada iklan palsu seperti harga mesin foto kopi “murah” yang akan membuat Anda pada akhirnya mengeluarkan biaya lebih banyak karena perbaikan yang terlalu sering dan produktivitas yang hilang dalam jangka panjang.

Jangan terlalu banyak mengeluarkan biaya untuk membeli beberapa mesin fotokopi juga. Sebagian mesin dirancang untuk digunakan hampir tanpa henti sepanjang hari dan berfungsi lebih baik di lingkungan yang padat dalam penggunaan mesin tersebut. Menggunakan mesin fotokopi yang jarang juga bisa menyebabkan lebih banyak pemeliharaan.

7. Jadwalkan Pemeliharaan Berkala dan Jasa Service

Ide lain untuk mengurangi hambatan berkaitan dengan mesin fotokopi yang rusak adalah menjadwalkan perawatan rutin. Apakah Anda menyewa mesin fotokopi atau membelinya, sebagian besar produsen menyarankan layanan service rutin.

Frekuensi menggunakan layanan ini dapat bervariasi, dan sebagian sewa mungkin termasuk layanan pemeliharaan terjadwal . Walaupun telah termasuk dalam sewa, Anda mungkin masih seharusnya menghubungi penyedia layanan untuk mengatur layanan. Periksa rekomendasi perawatan untuk perlengkapan Anda dan atur pengingat otomatis sehingga Anda ingat untuk minta layanan yang Anda butuhkan.

8. Bicarakan Keperluan Anda pada Perwakilan

Jika Anda kesulitan dengan masalah perbaikan yang sering terjadi dengan perlengkapan kantor Anda, Anda bisa minta bantuan dari profesional perbaikan Anda. Penyedia layanan Anda bisa memberikan saran mengenai perlunya peningkatan atau jenis layanan untuk pemeliharaan. Mengikuti anjuran ini bisa berguna bagi kantor Anda di masa depan. Jangan takut untuk meminta arahan.

Tidak dapat dipungkiri, mesin fotokopi adalah nyawa kehidupan aktivitas kantor yang sibuk. Berhentilah memperlakukanobjek tersebut secara kasar. Dari copy dan scan walk-up ke cetakan lama untuk proyek khusus, mesin fotokopi Anda siap menolong Anda disaat Anda memerlukannya. Sebaiknyaa, pakai dengan hati-hati dan pertahankan. Dengan penggunaan dan pemeliharaan yang baik, Anda tidak hanya akan memperpanjang masa penggunaannya, namun Anda juga akan membuat segala sesuatunya berjalan dengan lancar untuk seluruh staff yang menggunakan di tempat Anda.

Apabila mesin fotokopi Anda mempunyai masalah yang taidak bisa Anda perbaiki atau identifikasikan, yang terbaik adalah mencari bantuan dari seorang profesional. Memanggil layanan yang berspesialisasi dalam perbaikan mesin fotokopi ketimbang mengandalkan orang-orang di perusahaan Anda yang tidak terbiasa dengan cara kerja komponen dalam mesin ini.

Cek Juga: Harga Mesin Fotocopy Canon